前言

　　2014年11月6日，公司组织召开行政业务工作会议，行政运营系统全员参与，共同讨论现阶段在工作中遇到的困难与困惑，集团董事长黎总对大家提出的种种问题做了归类，并有针对性的一一给予了指点和建议。本文整理自黎总在会议中的讲话，希望能给予大家一些指导，帮助各位同事加深对企业文化的理解、厘清在业务推进中遇到的类似问题。请各位同事一定要仔细阅读、认真领会文章精神。

　　大家聚在一起开行政业务工作会，是为了切实的解决工作中存在的问题，谈一谈自己最想说、感受最深刻的事情，如果都是在念事先准备、内容雷同的报告，那就不能解决真正的问题。刚才提到的问题看似很多，但都是某些人、其他人的事情，和自己不甚相关。我们开会的目的，就是要从自身存在的问题出发，通过集体智慧，找出共性，系统化的去解决它，这才是有效的会议。

　　下面我们就实际工作中大家存在的问题和困惑进行针对性的讨论。总的来说，行政运营中心的任务有以下三类：日常事务性工作、人力资源工作和计划管理工作。那么第一个问题首当其冲：

　　(一)如何去衡量和评价行政运营中心的工作?做到什么程度、什么标准才算做好?

　　行政运营中心的工作要做好，一言以蔽之，就是要把行政工作业务化，业务工作标准化，标准工作模板化，模板工作表格化。行政工作业务化，是把工作按模块分成一项一项的任务;业务工作标准化，是指工作时要像对待业务一样，有标准的去完成;标准工作模板化，就是要把工作处理环节固定为流程，可复制、可执行;模板工作表格化，就是要多创造工作，利用工具，由此实现工作结果可视化。这是一个剥茧抽丝、化繁为简的过程，也是一个发挥主动性、利用好工具的过程。

　　行政系统目前共有25名员工，就现有的业务规模来说，人数并不算少，后续的招聘工作要优先充实业务部门。行政工作就业务本身而言并不难，但大家普遍反映“时间紧、任务多、人员少”，行政人员大多需要加班加点，而且在这种“忙”的情况下，还不一定能达到应有的效果。

　　“忙”这个字，拆开来是“心亡”，就是心乱。天天忙的不可开交的人，能说出来自己一天做了几件具体的大事吗?这种“忙”，映射出来的是对自己的工作没规划、没组织、没计划、没标准、没节点，从早到晚都是过程，今天有100件事情没有做完，忙碌了一天，明天还是这100件事情待办。在之前的数次培训中，我教给你们很多的方法，希望你们养成一些工作上的良好习惯，可见都没有落到实处。无论是做什么工作，都要有节点、有标准;再多的待办项目，也要一件一件的了断，使之一项一项的减少。如果一直都在过程中，那么一天到晚就会纠结于这一大堆事情。加班加点是苦劳，出了成效，才是功劳。

　　除了把工作业务化、标准化、模板化、表格化，使行政运营中心的工作有序高效的开展起来，我希望大家还能明确职责，端正心态，充分认识到行政工作的定位，在以后的工作中，做到胸中有图像，脑中有计划。

　　首先，就职责来说，行政运营人员的角色相当于在没有红绿灯的十字路口指挥交通的交警，要协调、沟通、指挥，使过往车辆有序的以最短的时间通过。这个角色有时可能显得微不足道，但发挥的作用却不可小觑、不容忽视，是企业运转的核心支柱力量。

　　其次，要端正心态，这反映在两个方面，一是不要揣摩领导的心思，二是要敏锐的捕捉到领导的关注点。只有在领导关注的方向和领域多下功夫，才能提高工作效率。我听说大家为了这次业务会还准备了预备会，没成想现在黎总另起炉灶，全盘打乱。我希望你们是有方向感的大雁，振翅就能飞行，而不是玻璃房里的飞虫，到处碰壁却飞不出去。

　　第三，行政运营中心担负着集团组织建设的重任，组织建设一定要优先于战略，业务紧跟战略。组织建设，人是第一位的。如果我们这个团队，人才济济，个个都能独当一面，人员储备质量在全国领先，那我们还会发愁业务的开展与推进吗?人才的留用培养，要与业务推进齐头并举，在实际的操作中，可能一线业务经理要承担80%的具体工作，人力资源经理只承担20%的支持工作。我希望在会后，行政运营中心要梳理出来一个方案，要求在新员工入职后的三个月内，公司要至少给予三次心理辅导，分子公司由总经理亲自面谈，总部由各中心经理负责，形式不限，可以单独面谈也可以是群体会议;除此之外，行政运营中心的人力资源经理还要对集团的新员工进行面谈。这种心理辅导虽然事小，但能解开很多困惑，要演变成新进员工转正之前必做的功课。

　　最后，在认清自身角色和职责的基础上，还要有目标有计划有标准。其实不只是行政运行中心要这样做，各个中心、部门、分子公司也应如此。目前财务部以做预算管理的形式发动大家做计划管理，所谓的计划和目标，一定是要经过自上而下又自下而上几个轮回，在这个过程中，大家要充分发挥能动性，自主思考、积极探讨、畅所欲言。为了避免我的思路影响大家，现阶段我并没参与，但预算管理的重要性不言自明，它绝不只是为了控制费用，而是全面的计划管理，籍此敦促大家去思考要干什么、能干什么、怎么干。至于做计划的标准和流程，战略解码已经给出了全套的答案，大家要学会运用。

　　现阶段行政运营中心的工作，总的来说有激情、无秩序，成果不突出、困惑比困难多，标准不清晰。行政系统内部可以多召开类似的会议，多讨论多分析，先解决自己内部的沟通问题，再主动的去与其他部门沟通协调。

　　(二)总部和分子公司要怎样沟通协调配合，才能高效的凝成合力?

　　行政工作与业务工作的不同在于，行政工作是核心支持流程，业务是核心业务流程。业务部门的职责是冲锋陷阵、奋勇杀敌，行政部门的责任是补给军备、磨刀递刀，所以行政工作人员有责任、有义务主动沟通，理顺与各业务部门之间的协调关系，如果只是一味抱怨，恰恰说明本职工作没有做好。

　　沟通，要从心开始，要真诚谦虚，人与人之间如此，总部和分子公司之间也不例外。我们是一个大家庭，是一个团队，成员之间要宽容，不要抱怨，要知道人非圣贤孰能无过，自己可能犯错，别人也有犯错的时候。

　　沟通同样也要讲原则讲流程。原则是指要说清楚需求、标准和时间节点;流程是指要清楚跟谁对接、经过哪些部门、匹配哪些层级。沟通不畅，多半是没有按照原则说清楚;沟通受阻，大多是流程出了问题。在跨部门跨层级沟通时，流程上要注意：可以越级投诉，不可以越级汇报;可以越级检查，但不可以越级指挥;同时，兵对兵将对将，第一负责人之间要直接相互沟通，达成共识之后，各自指挥下属做好配合、完成任务。各中心和分子公司都是一级单位，有需要时应该由一把手直接对接;跟总裁办的沟通，原则上要由各中心经理和分子公司总经理出面;这些都是沟通最基本的流程规范，要避免沟通混乱，首先自身要规范，有正式渠道就要使用，达不到效果可以投诉。有时在特定情况下，非正式沟通也可能会有良好的收效，但这不是主流，也不是义务渠道，办成事最好，办不成也不要互相埋怨，如果因为非正式沟通没有达到目的而心生隔阂，在我这里就要各打五十大板。

　　沟通要保证传播渠道的畅通。首先，要充分利用OA平台，大家要养成使用OA系统进行工作的习惯，上班第一时间就要打开OA，浏览、学习集团下发的通知与各类学习材料。其次，但凡集团统一召开会议，会议纪要要推送给部门经理及以上人员，让没有参会的人学习、体会会议精神;专业性的会议，会议纪要发布给各专业对口人员;分子公司的会议，可视具体情况将会议纪要发送至相关员工。

　　沟通需要分享。集团工作周报要推送至集团各中心经理及以上人员、各分子公司副总经理及以上人员，使大家及时了解公司情况和业务进展。2014年集团初创，有很多事情需要磨合，很多工作结果都不能作为今后的模版和标准，从2015年开始，原则上每半个月要召开一次由部门经理以上人员参与的计划管理会议，保持信息共享，分子公司也要按时召开类似会议，分享知识、探讨困惑，可以言简意赅，但要形成定期机制。

　　工作的过程中难免会有困惑，但也要有所作为。堵塞的地方就主动去沟通，制定标准流程、形成制度方案，为后续的工作开展铺平道路、奠定基础，不要一叶障目，囿于琐事。

　　(三)为什么新入职员工在岗位选择时普遍重行政、轻业务，对营销岗位持排斥心态?

　　我自己也是做行政工作出身的，对此深有感触。行政工作可以总结成三句话：刚开始做的时候认为人人都可以做行政，后来慢慢体会到能把行政工作做好的都不是一般人，最后越来越觉得鲜少有人能做好行政。现在的年轻人，独生子女居多，从出生到大学毕业之前，都过着安逸舒适的日子，普遍缺乏开拓精神，不愿意跳出现有的圈子，、对未知心存恐惧，脑子里有很多“怎么办?”，面对客户怎么办?业务难以推进怎么办?等等等等。他们把行政工作当作机关单位，只想按部就班、旱涝保收，这也是为什么那么多人争相考公务员、千军万马过独木桥的原因，其实他们考进去之后，大多也是做业务工作，真的进入机关单位的并不多。

　　这种按部就班、旱涝保收的心态，是十分不可取的，是对自己职业生涯的短视。在中瑞控股旗下的各个板块中，都存在着这么一个现象，那就是行政总监恰恰不是从行政部门一路提升上来的。如果一直固守行政岗位，在协调业务推进时，就很容易因为闭门造车而不接地气、不符实际，职业生涯也难以有长远的突破。在企业中，应届生一直从事行政工作而不参与公司业务，职业发展就会存在天花板，就永远都做不到高管。只有在业务中充分历练过、磨砺过，才有可能成为一名合格的职业经理人。因为企业要延续，靠的是盈利，不做业务，利润从何而来?不了解业务，怎么能推进业务?

　　拿烟台分公司这次招聘的例子来说，一个条件良好的应届研究生，选择去做成本招采部的资料员，当然她本人可能有自己的想法和考虑，但是从未来发展和职业通道上来说，营销岗位显然更适合她，对公司平台、文化以及岗位的认识不足，才会有之前的选择。应届生要多为自己的未来打算，多想想将来的出路在哪里，多思考怎么样才能更迅猛的成长。

　　我们对员工的选聘，要坚持赛马不相马，在实践中根据个人能力进行人岗匹配。应届毕业生首先要在市场营销、工程建设、招商等一线部门，以及未来成立的物业公司中进行锻炼。从现在开始，通过校园招聘进来的应届生，以及社会招聘进来的、只有一两年工作经验、无专业职称的新员工，一律要先进入营销部，经过一线锻炼，在磨练中成长，然后视其表现，用其所长，调配至相应的部门。

　　领导力学院在实施招聘、进行宣讲时，要让应聘者明白：之所以进入营销部门锻炼，是由我们的战略远景、企业文化、职业发展通道设计共同决定的。首先，招聘是为了给集团补充新鲜血液，而不只是充实营销队伍，进入营销部门是为了锻炼人、考察人。公司的发展战略要看未来，未来是年轻人的，公司愿意花费时间和精力、提供有竞争力的薪资，给年轻人提供一个锻炼自己、提升自己、成长自己的平台和机会，如果有的人还不懂得珍惜和把握，犹豫踌躇、心不甘情不愿，那这种人，不是我们所需要的，也跟不上集团前进的步伐。

　　其次，我们的企业文化决定着，只有在一线充分磨砺过的员工，在职业上升通道中，才能走的更长远，没有天花板。我们对员工的职业生涯有规划、有设计，在公司这个平台上，只要是金子，就能发光，只要是人才，就不会被埋没。如果只追求安稳舒适、得过且过，不靠实力和努力就想升职加薪，在我们这里，是行不通的。

　　最后，我们的薪酬体系，也是重视营销岗位的。烟台公司要结合当地实际情况，拿出营销体系薪资设计方案，经过审批形成制度。

　　企业留人，第一是愿景留人，第二是文化留人，最后才是薪酬留人。今天经过我的宣讲，招聘了六名新员工，五人去了营销部。我相信，在对岗位有了正确的认识后，有判断力的人还是会做出明智的选择，愿意去锻炼自己、提升自己的。

　　社会上有很多相关的案例都值得我们学习，前几年报纸网络热议辞去公职卖猪肉的北大毕业生陈生，现在他在广州拥有近100家“一号土猪”连锁店，营业额达2亿元，人称“猪肉大王”。一块猪肉，他尝一口就能分辨出来自哪个部位，所以，他敢跟业界大佬五丰行董事长叫板，挑战比拼，他说没有在一线卖猪肉的经历，就不会有此技能;没有当初执着的坚持，也不可能有现在“一号土猪”的金字招牌。所以在他举办的屠夫学校中，要求所有的学员学习分割猪肉，陈生说这并不是真的让他们一直去卖猪肉，而是要让他们从基层做起，了解卖猪肉的每一个细节，这样才有底气做管理者。“一将功成万骨枯”，杀敌一万才出战功，“将军必拔于士卒”，成功人士必然是经历过一线的浴血奋战，才能取得后来闪耀的光环。

　　我们为新入职的员工提供成长平台和锻炼机会，对于那些目前一直在做行政工作的同事，也不要灰心和着急。如果把公司比作集团军，行政人员就身处参谋部，集团总部的企管部经理岗和分子公司的行政人事部经理岗，是所有岗位里面最锻炼人的，也拥有最优质、最丰富的资源去了解业务、深入业务。我从一个学纺织的技术人员，做到地产公司的总裁，对于地产业务需要精通，这就得益于我担任过行政总监，做过运营中心总经理，那时所有的业务我都会经手，也都会去琢磨：业务推进顺利的原因是什么?受阻的原因又是什么?怎样才能解决它?如此无数次的思考和钻研，就是最好的锻炼。

　　除了招聘宣讲时的方法和要点，今天，我还想趁此机会，分享一下我做招聘工作时的感受和经验，为你们进行人才选拔提供一些可借鉴的具体操作方法：

　　在筛查简历时，要善于从细节中发现问题。简历字数虽少，但包含信息丰富，除了基本的硬件，如职称、年龄、学历、身高等，我们还可以从很多不起眼的地方入手，去考察甄别一个人。首先，在学历这一关上，公司重第一学历而不是第二学历，因为考上一个好本科要比考研难，同时，本科毕业时年龄太大的人可能复读较久，也要再深入考察。其次，都说相由心生，字如其人，这话很有道理，通过一个人的眼睛，能看出他是否善良;通过一个人的字迹，也能看出他态度是否端正。如果简历表都能填写的七零八落，不从规范，怎么能够指望这个人对事业有敬畏之心?同样，一个仅仅因为结婚生子就离职的人，怎么能冀望他对事业有热忱之爱?最近，有个在面试中被淘汰的人令我记忆深刻，此应聘者在填写家庭主要成员一栏时不填父母子女，而填写了有权有势的旁系亲属，这就不由得会让人生疑：他是以什么价值标准来介绍家庭成员?这种人是否可以托付?今天，还有一名各方面条件良好的郑州大学毕业生，也被淘汰，因为身为一个书法专业的大学生，她的字实在是拿不出手，很难让人相信大学四年里她没有虚度年华。一个人有没有标准，有没有匠心，从一点一滴中就能看的很清楚。

　　刚才提到的这些人中，有的是来竞聘中高管职位的，在此我想强调一下，在招聘中高管时一定要非常慎重，要充分了解他们在想什么，位高则权重，对权重的人更要深入了解，谨慎考察。除规划设计、成本招采、财务运营等专业性非常强、需要专业职称和经验积累的部门外，原则上不招聘主管、经理岗位，这些中层领导岗位要留给公司的年轻人，给予年轻人晋升的机会。本次烟台公司招聘人事主管，有两方面考虑不周，一是没有为公司基层员工考虑上升空间;二是忽视了人事主管必须要对公司制度、文化非常熟悉了解的岗位特性，这个职位，原则上要从公司内部选拔任用。

　　人才对公司极为重要，选人又颇为不易，所以，招聘一定要由一把手亲自把关，面试时谁都可以请假，只有一把手不可以缺席。对此各分子公司总经理要注意，这方面一定不能大意，分子公司单独面试的时候，总经理不能缺席。

　　通过这次会议，大家现阶段的大部分困惑应该能得以解决，凡事都有个过程，一次性全部解决也不现实。人的一生就是在困惑中成长的，企业也是如此，在困惑中组织、建设、发展。有困惑很正常，但不要因为困惑就止步不前，我们崇尚在运动中瞄准，在行进中解决问题，想明白了就坚定地去做，没想明白就先根据公司的要求去做，有些问题就是需要在实践中、在实际工作中，边做边学习、边做边明朗、边做边解决的。

　　业务上，我希望行政口能够把工作业务化、标准化、模板化、表格化，有条不紊的开展工作;心态上，希望大家明白应该承担什么责任，担当什么角色，同时从心出发，多换位思考，少怨天尤人，这样很多问题都能迎刃而解。另外，行政口的人还要多花点心思，多用心、多琢磨，多从人力资源的角度想问题，把我们的核心支持流程做到实处，做彻底。

　　踏踏实实去做，在工作中成长，无需担心工作不出成果，大家都是平凡人，每个岗位都是平凡的，但组合到一起就能成就不凡之事。最后，希望通过全体行政运营系统同事的精诚努力，能使公司的业务推进早日开花结果。